Individuell und digital
  • E-Mail:

    info@rasminka.ch

  • Öffnungszeiten

    MO - FR | 9 - 18 Uhr

  • Adresse

    Flurstrasse 30 CH-8048 Zürich

  • E-Mail:

    info@rasminka.ch

  • Öffnungszeiten

    MO - FR | 9 - 18 Uhr

  • Adresse

    Flurstrasse 30 CH-8048 Zürich

Hohe Stundensätze

Auch Sie haben sicherlich bereits Erfahrungen mit Stundensätzen von Dienstleistern sammeln können, sei das ein Handwerker, ein Anwalt, ein Berater, ein Grafiker oder ein Personalcoach. Manchmal fragt man sich, wie solche – teils sehr hohe – Stundensätze zu Stande kommen. Im B2B (Business-to-Business) Geschäft werden solche Stundensätze in der Regel akzeptiert, wohingegen es bei Privatpersonen oder bei Auftraggebern, die wenig oder keine Erfahrung mit externen Dienstleistern haben, des Öfteren zu Diskussionen über die Höhe dieser Sätze kommt.

Diese Ansätze haben oft ihre Berechtigung – wenn man richtig rechnet. Viele Unternehmen unterschätzen ihre effektiven Kosten pro Stunde nämlich selbst gewaltig. Schauen wir uns das mal genauer an.

Effektive Kosten - geschätzt

Als Rechnungsbeispiel nehmen wir einen Mitarbeiter in der Schweiz mit einem Bruttolohn von CHF 6000 pro Monat. Überschlagsmässig ist man geneigt, diese Zahl durch die Anzahl Arbeitsstunden pro Monat (ca. 180h) zu teilen, was einem Stundenansatz von rund CHF 33 entspricht. Dazu kommen die Sozialversicherungen und ein Anteil der Fixkosten (Overhead). Das macht insgesamt vielleicht CHF 40, vielleicht auch CHF 50, möchte man meinen.

Effektive Kosten – Vollkosten

Sie sind sicher erstaunt, wenn nun jemand behauptet, dass ebendiese Arbeitskraft pro effektiv gearbeitete Stunde CHF 87.60 an Kosten verursacht? Diese Rechnung interessiert natürlich. Man will sie sehen.

Zuerst gilt es zu klären, wie die Kosten einer Arbeitsstunde am realistischsten berechnet werden sollen. Kurzfristig ist es möglich, dass ein zusätzlicher Mitarbeiter tatsächlich keine grossen Kosten verursacht. Vielleicht ist der Arbeitsplatz vorhanden, das Mobiliar steht, die IT-Infrastruktur ist bezahlt und vielleicht arbeitet dieser Mitarbeiter sogar auf Abruf und auf Stundenbasis, wodurch kaum Fehl- und Leerzeiten entstehen. In einem solchen Fall kann mit den Grenzkosten gerechnet werden. Jeder Manager oder Unternehmer weiss jedoch, wie sich die Infrastruktur mit zunehmender Anzahl Mitarbeiter erweitert. Beispiel Bezug grösserer Büroräumlichkeiten: Diese Kosten kommen sprunghaft und können natürlich nicht dem neuen Mitarbeiter angelastet werden, weil wegen ihm ein neues Office bezogen werden muss. Es gilt also, diese Kosten auf die einzelnen Mitarbeiter herunter zu brechen.

Das Beispiel mit dem Office ist ein offensichtliches. Dies gilt jedoch in praktisch allen Bereichen, wo Fixkosten anfallen. Irgendwann muss die Infrastruktur ausgebaut werden, sei das hinsichtlich Professionalität, Fläche, Anzahl, etc. Ein Einzelunternehmer muss von HR-Funktionen bis zum Ausfüllen der Steuererklärung alles selbst übernehmen, es sein denn, er lagert diese Tätigkeiten aus. Irgendwann wird das Team grösser, man braucht einen HR-Verantwortlichen, eine Buchhaltung, ein Sekretariat, IT-Personal, ein Management… alle diese Tätigkeiten bringen für sich alleine keinen Umsatz, sondern generieren nur Kosten. Während die Organisation weiter wächst, kommen weitere Tätigkeitsfelder wie ein Marketingspezialist und ein Key Account Manager dazu. Weiter geht’s dann mit einer/einem Verantwortliche(r) für Gleichstellung und Frauenförderung, einem Nachhaltigkeitsteam zur Bestimmung des ökologischen Fussabdrucks, etc. Die Liste liesse sich beliebig erweitern. In unserer Rechnung haben wir nur die offensichtlichsten Kosten eingeschlossen.

Der langen Rede kurzer Sinn: Wenn man richtig rechnet, muss eine Vollkostenrechnung angestellt werden, denn langfristig verursacht ein Mitarbeiter Kosten basierend auf den Gesamtkosten.

Kostenarten

Unsere Vollkostenrechnung schliesst möglichst alle Kostenarten ein. Wir haben in unserer Analyse versucht, wenn möglich auf öffentlich verfügbare Daten abzustützen. Die verwendeten Annahmen sind Schweizer Mittelwerte. Da die einzelnen Kosten-Positionen von Unternehmen zu Unternehmen (Branche, Ort, Personalstruktur, etc.) variieren, können Sie das Excel-Berechnungs-File hier herunterladen und eigene Werte eingeben. Die einzelnen Positionen sind dort im Detail beschrieben.

Im Folgenden werden die einzelnen Kostenarten kurz erläutert:

  • Ausgehend vom Bruttolohn eines Mitarbeiters ergeben sich die direkten Lohnkosten. Diese bestehen neben dem monatlichen Bruttolohn aus dem 13. Monatslohn (bzw. Bonus/Gratifikation) und den Sozialversicherungen, welche je nach Alter des Mitarbeiters und der Versicherungslösung zwischen 13% und 22% des Bruttolohnes betragen.
  • In effizienten Organisationen betragen die durchschnittlichen IT Kosten CHF 200 pro Mitarbeiter und Monat (IT-Infrastruktur, PC-Support, PC-Kosten, Software, etc.). Bei kleineren Unternehmen sind diese Kosten aufgrund fehlender Skaleneffekte tendenziell höher, ab einer Unternehmensgrösse von 3000 Mitarbeitern steigen die Kosten pro Mitarbeiter auch wieder an.
  • Büromobiliar: Es darf nicht nur ein Pult und ein Bürostuhl einkalkuliert werden, ein Mitarbeiter braucht einen Platz in der Cafeteria, im Sitzungszimmer usw.
  • Ein Mitarbeiter eines Büros benötigt durchschnittlich 12 bis 17 Quadratmeter pro Arbeitsplatz (inkl. Gang, Sitzungszimmer, Aufenthaltsräume etc.).
  • Arbeitsplatz, Küche, Toiletten müssen gereinigt werden und brauchen Strom. Auch Hauswartungsarbeiten fallen an. Die Infrastruktur muss bewirtschaftet werden.
  • Der Mitarbeiter muss ausgebildet werden. Seine Ausbildung on-the-Job bindet zusätzlich andere Mitarbeiter. Für externe Ausbildungen fällt neben den eigentlichen Kosten der Ausbildung die entgangene Arbeitszeit ins Gewicht.
  • Neben Büromaterial kommen auch weitere Administrations-Kosten hinzu, z.B. Buchhaltung, Rekrutierungskosten, Spesenabrechungen, Lohnbuchhaltung, sonstige Administration, Versicherungen, Telefonkosten.
  • In der Regel wird ein Mitarbeiter von einem Manager/Teamleiter geführt. Die durchschnittliche Führungsspanne eines Managers beträgt 4 bis 12 Mitarbeiter, d.h. auf einen Mitarbeiter muss ca. 8% – 25% des Lohnes einer Führungskraft angerechnet werden. Natürlich muss auch berücksichtigt werden, ob die Führungskraft selbst Umsatz generiert oder nur das Team führt.
  • Die Auslastung variiert je nach Art der Tätigkeit stark. Bei konstanten Tätigkeiten kann diese Rate hoch liegen (100% sind erfahrungsgemäss trotzdem selten erreichbar). Bei Tätigkeiten mit hohen Auslastungsschwankungen (z.B. Projektarbeit, Beratung) sind 70-80% eher die Regel als die Ausnahme vor allem, wenn in verrechenbaren Stunden gerechnet wird. Hinzu kommt der Effekt der anfänglichen Teilproduktivität der Mitarbeiter. Je nach Tätigkeit kann es lange dauern, bis ein Mitarbeiter seine vollständige Produktivität erreicht hat (explizite Weiterbildung ist oben bereits berücksichtigt).
  • Viele Unternehmen offerieren ihren Mitarbeitern Kaffee, Tee, Mineralwasser oder Früchte und Kuchen. Auch Vergünstigungen im eigenen Personalrestaurant oder Essensgutscheine sind nicht selten.
Sensitivitätsanalyse

Einen offensichtlich starken Einfluss auf die Kosten pro Stunde haben die beiden Inputfaktoren Lohn pro Monat und die Auslastung. In folgender Tabelle sind die Kosten pro Stunde für verschiedene Kombinationen von Löhnen und Auslastungsgrad abgebildet.

sensitivity1

Wie erwartet beeinflussen diese beiden Faktoren die Kosten pro Stunde stark, insgesamt sind die Zahlen aber nach wie vor höher, als die meisten es sich anfangs vorgestellt haben.

Mehr als Kosten

Zurück zur Ausgangsfrage: Dort haben wir uns gefragt, wie die Stundensätze zu Stande kommen und warum diese teilweise hoch erscheinen. Bislang haben wir nur die Kosten bei einer bestehenden Organisation analysiert. Will ein Dienstleister keinen Verlust erleiden, muss er seine Verkaufs- und Akquisitionskosten einrechnen. Zusätzlich muss eine Gewinnmarge erzielt werden. Diese Kosten können sehr hoch sein und müssen auf die Stunde umgelegt werden: Forschung und Entwicklung, Marktanalysen, (unbezahlte) Kundenbesuche, Werbe- und Marketingkosten, Aufwände für die Offertenerstellung, an Messen teilnehmen, etc.

Mehr dazu in einem späteren Beitrag.

Download des Berechnungs-Files im Download-Bereich:

Rasminka 2016 ©