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Grosses Optimierungspotenzial

In vielen Unternehmen fallen tägliche Routinearbeiten an, die durch eine Automatisierung viel effizienter durchgeführt werden könnten. Seien es Abrechnungs-Prozesse, die Erstellung regelmässig wiederkehrender Reports, die Verwaltung grosser Datenmengen oder andere sich wiederholende Abläufe.

Sie möchten Zeit und Kosten einsparen, indem Sie diese zeitintensiven Prozesse auf wenige Klicks reduzieren? Wieviel Zeit könnten Sie in andere, wichtige Projekte investieren, wenn sich Ihre Mitarbeiter weniger auf solche Routinearbeiten fokussieren müssten?

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Oftmals liegen Datensätze in Excel vor und es soll ein Report erstellt oder es soll daraus ein Bericht oder ein Vertrag in Word generiert werden. In der Mehrheit der Fälle können Automatisierungen auch nur innerhalb Excel Sinn ergeben, insbesondere dann, wenn das Excel File flexibel bleiben muss, manueller Arbeitsaufwand reduziert werden kann und künftige Erweiterungen geplant sind.

Automatisierung in Excel

Die meisten Datenverarbeitungen, die sich automatisieren lassen, finden in Excel statt. Excel dient auch häufig als Konsolidierungsgefäss für Daten verschiedenster Quellen. Viele Datenbanken oder andere Programme (z.B. ERP) bieten Schnittstellen zu Excel, d.h. es geschieht erst ein Download der Daten ins Excel, bevor sie dort konsolidiert und ausgewertet werden.

Fallen viele Daten an, stellt sich schnell die Frage, wie diese Daten organisiert und zur weiteren Verwendung gespeichert werden sollen. Zwar stellt Microsoft mit MS Access auch eine professionellere Datenbanklösung zur Verfügung, die sicherlich grosse Vorteile aufweist, wenn Daten in Relationen gespeichert werden müssen. Gemäss unserer Erfahrung lassen sich 80% der Kundenanfragen viel einfacher in Excel lösen. Ein wichtiger Vorteil dabei ist, dass der Benutzer in einer ihm vertrauten Umgebung arbeitet und selbst Anpassungen vornehmen kann. Wir bieten auch Access-Hilfe an, sind aber der Meinung, dass man immer zuerst die einfachste Lösung umsetzen sollte.

Beispiel

Nachfolgend beschreiben wir exemplarisch ein Beispiel, wie wir es bei Kunden häufig sehen:

Für Personalplanung und Personalreporting erstellt ein Unternehmen auf monatlicher Basis Einsatzpläne und Auswertungen, die aus Daten unterschiedlicher Systeme und in unterschiedlichen Formaten in einem Excel File konsolidiert und dann weiter verarbeitet werden. Sobald die Daten in Excel vorliegen, werden diese anhand von vordefinierten Arbeitsschritten verarbeitet und bestehende Datenreihen nach gewissen Kriterien aktualisiert. Diese aktualisierten Daten dienen wiederum zur Aktualisierung der Berichte in Word (Tabellen, Diagramme, aber auch ganze Textabschnitte). Nach Erstellung der Planungen bzw. Reports werden diese in ein PDF umgewandelt und an die einzelnen Empfänger versendet. Alle Files werden sodann archiviert. Das ganze Prozedere beschäftigt einen Mitarbeiter jeden Monat rund drei Tage lang, die Fehleranfälligkeit ist zudem als hoch einzuschätzen.

Es geht nicht darum, alles zu automatisieren, sondern gezielt dort, wo der Zeitgewinn am grössten ist und wo eine Automatisierung mit einem vernünftigen Aufwand implementiert werden kann. In vorliegenden Fall hat sich der Auftraggeber dafür entschieden, verschiedene Datenmanipulationen in Excel mit Makros zu beschleunigen und den Updateprozess der Daten von Excel zu Word zu automatisieren. Das Resultat ist ein bedeutend beschleunigter Ablauf, der gleichzeitig weniger fehleranfällig geworden ist.

Nachfolgend sehen Sie ein konkretes bisheriges Projekt, bei dem wir eine Automatisierung bei einem Kunden implementiert haben.

Frühzeitige Planung

Wir empfehlen, für solche Projekte lieber früher als später einen Spezialisten mit ins Boot zu holen. Eine typische Situation: Der Kunde baut selbst ein komplexes Excel File in der Meinung, genau zu wissen, wie so etwas funktioniert. Da er sich in VBA aber nicht gut auskennt, gelangt er zu uns mit der Bitte, die fehlenden Teile zu programmieren. Mit dem Wissen, wie das Endergebnis aussehen soll, hätte man aber den ersten Teil komplett anders aufgebaut und viel Zeit und Aufwand einsparen können. Manchmal stellen diese teilweisen Erweiterungen kein Problem dar, im Extremfall ist es aber einfacher, komplett von vorne anzufangen.

Vorteile

  • Zeit- und somit Kostenersparnis
  • Robuster Prozesse und kleineres Fehlerpotential
  • Wir haben jahrelange Erfahrung mit der Automatisierung in MS Office.
  • Keine Einführung teurer Software notwendig
  • Vertraute Oberflächen von Microsoft Office
  • Dank Nearshoring können wir konkurrenzlose Stundenansätze anbieten.
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