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  • Branche:Excel Modelling
  • Verwendungszweck:Interne Prozessoptimierung
  • Investitionssumme:n.a.
  • Design:Excel, Word, VBA
  • Aufwand130 Stunden

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Ausgangslage

Der Kunde verfügt über ein Distribution-Netzwerk mit Agenten. Der Agent schliesst mit dem Kunden Lieferverträge ab auf Basis eines Verkaufs- bzw. Beratungsgesprächs. Bisheriger Verlauf: Agent füllt ein Excel aus, nimmt dieses ins Office mit, erstellt dort manuell mit diesen Daten den Vertrag in Word, schickt diesen dem Kunden zur Unterschrift und dieser sendet den Vertrag zurück.

Dauer: Mehrere Tage, Aufwand: Mehrere Stunden pro Vertrag

Unser Beitrag

Wir haben vorgeschlagen, ins Excel ein VBA-Makro zu integrieren. Das Ziel war, den Prozess der Vertragsausfüllung komplett zu automatisieren und möglichst benutzerfreundlich zu gestalten. Neu kann jeder Agent auf Knopfdruck in der Excel-Datei den ganzen Vertrag automatisch erstellen. Da sich die wenigsten Aussendienstmitarbeiter in VBA auskennen, haben wir zusätzlich ein Fehlerbehebungssystem in den Code integriert. Der Code ist flexibel. Das heisst, dass die Outputs aus der Excel-Datei nicht einfach als „Copy/Paste“ übertragen werden. Der Code „achtet“ darauf, welche Inputs eingegeben und welche Datenkonditionen gewählt werden.

Fazit

Basierend auf den Eingaben im Excel wird der Liefervertrag mit dynamischen Tabellen und flexiblen Textblöcken erstellt. Im Endergebnis wurde die operative Tätigkeit des Kunden enorm erleichtert.

Dauer neu: Direkt beim Gespräch, Arbeitsaufwand: Wenige Minuten

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